Moment zatrudnienia pierwszego pracownika jest przełomem, bo właściciel przestaje odpowiadać wyłącznie za własne naprawy. Od tej chwili musi również planować pracę drugiej osoby, zapewnić narzędzia, bezpieczeństwo, dokumentację i kontrolę jakości. Dlatego decyzja nie powinna wynikać tylko z pełnego kalendarza. Trzeba sprawdzić, czy firma ma wystarczającą liczbę rentownych zleceń i proces, który da się przekazać komuś innemu.
Pełny kalendarz nie zawsze oznacza potrzebę etatu
Jeżeli warsztat jest zajęty, ale duża część dnia właściciela znika na zamawianiu części, telefony i szukanie dokumentów, problemem może być organizacja. Najpierw warto policzyć, ile godzin tygodniowo faktycznie generuje robociznę, a ile tracone jest na czynności możliwe do uporządkowania.
Pierwszy pracownik powinien mieć jasno określoną rolę
Inaczej zatrudnia się pomocnika do serwisu podstawowego, inaczej samodzielnego mechanika, a jeszcze inaczej osobę do przyjęcia klientów. „Ktoś do pomocy” to zbyt szeroka definicja. Rola powinna odpowiadać wąskiemu gardłu firmy.
Trzeba policzyć pełny koszt stanowiska, nie tylko pensję
Poza wynagrodzeniem dochodzą obowiązki pracodawcy, badania, szkolenia, odzież i środki ochrony, narzędzia, dodatkowe stanowisko oraz czas wdrożenia. Pierwsze miesiące mogą obniżyć produktywność właściciela, bo część dnia poświęci na kontrolę i naukę nowej osoby.
Proces zlecenia musi działać bez pamięci właściciela
Jeżeli wszystkie uzgodnienia z klientem są tylko w głowie jednej osoby, pracownik nie będzie wiedział, co ma zrobić ani czego nie wolno rozszerzać bez zgody. Minimum to opis objawu, zakres, części, uwagi i wynik kontroli.
Dobrym fundamentem jest uporządkowany system obsługi warsztatu.
Wdrożenie powinno zaczynać się od standardu pracy, nie od szybkości
Nowa osoba musi poznać zasady podnoszenia pojazdu, momentów dokręcania, odkładania części, dokumentowania pomiarów i zgłaszania dodatkowych usterek. Jeżeli właściciel nagradza wyłącznie tempo, pracownik szybko nauczy się skracać kroki, których skutków nie widać od razu.
Pracodawca przejmuje konkretne obowiązki formalne i BHP
PIP wskazuje na obowiązki związane m.in. z pisemną umową, warunkami pracy, szkoleniem i bezpiecznym dopuszczeniem pracownika do stanowiska. Mały warsztat nie jest zwolniony z tych zasad dlatego, że zespół liczy dwie osoby.
Kontrola jakości musi zostać rozdzielona od „sam zrobiłem, sam sprawdziłem”
W jednoosobowej firmie właściciel jest wykonawcą i kontrolerem. Po zatrudnieniu trzeba określić, które prace pracownik zamyka sam, a które wymagają drugiej kontroli. Dotyczy to szczególnie kół, hamulców, układu kierowniczego i napraw o dużym ryzyku.
Można oprzeć się na checkliście kontroli jakości.
Pierwsza osoba zmienia również kontakt z klientem
Klient może rozmawiać z właścicielem, a samochód naprawiać pracownik. Informacja musi więc być zapisana tak, aby obie osoby przekazywały ten sam zakres i koszt. Brak tego standardu szybko tworzy spory o to, „co było mówione”.
Stała baza klientów daje bezpieczniejszy punkt wejścia niż jednorazowy pik
Jeżeli dodatkowe zlecenia wynikają z kilku tygodni sezonowego szczytu, etat może być przedwczesny. Stabilniejszym sygnałem jest regularny powrót klientów i kolejka rentownych zleceń przez dłuższy okres.
Proces budowania takiej bazy opisuje artykuł o stałych klientach.
Właściciel musi zaakceptować, że część dnia stanie się zarządzaniem
Planowanie stanowisk, zamówienia, rozmowy, reklamacje, szkolenie i kontrola nie znikają. Jeśli firma rośnie, właściciel stopniowo przestaje maksymalizować własne roboczogodziny, a zaczyna maksymalizować jakość i przepływ pracy całego zespołu. To inny zestaw kompetencji niż sama mechanika.